THỦ TỤC BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BẢO HIỂM XÃ HỘI

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, không thể tránh khỏi sự thay đổi về số lượng người lao động. Khi số lượng người lao động tăng lên buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội. Ngược lại, khi số người lao động bị giảm xuống thì buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc thực hiện thủ tục này. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội.

     A.   CHUẨN BỊ HỒ SƠ THỦ TỤC BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BẢO HIỂM XÃ HỘI

v HỒ SƠ BÁO TĂNG BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NHÂN VIÊN

ü Hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động,có ký tên, đóng dấu

ü Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên, chỉ cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại

ü Thông tin của nhân viên báo tăng, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của BHXH.

v HỒ SƠ BÁO GIẢM BẢO HIỂM XÃ HỘI NHÂN VIÊN

ü Hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động, có ký tên, đóng dấu

ü Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH.

ü Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.

Thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội

      B.   NỘP HỒ SƠ BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BẢO HIỂM XÃ HỘI

Có hai phương thức nộp hồ sơ như sau

Ø Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đối với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp này, doanh nghiệp đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý công ty mình để nộp. Tuy nhiên, hiện nay, hình thức này không còn được phổ biến, ít có cơ quan Bảo hiểm xã hội nào còn tiếp nhận hồ sơ báo tăng, báo giảm trực tiếp. Do vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước về cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội của mình để tránh mất thời gian và công sức của doanh nghiệp

Ø Nộp trực tuyến qua mạng.

Đối với hình thức này, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm qua hệ thống thông tin điện tử. Hiện nay, hình thức này khá phổ biến và được áp dụng tương đối rộng rãi tại nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, khi sử dụng hình thức này, doanh nghiệp phải có phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ. Sau đó, dùng Chữ ký số hay còn gọi là token của doanh nghiệp để nộp trực tuyến lên cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

Chúng tôi có thể đưa ra vài gợi ý về phần mềm nộp hồ sơ trực tuyến như sau:

Ø Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội

Đây là phần mềm được dùng phổ biến nhất hiện nay là, phần mềm này không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm như sau:

+ Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử

+ Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,...

Đối với những doanh nghiệp trước đây đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng, bây giờ muốn sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm, thì phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng cũ, thì mới có thể sử dụng phần mềm KBHXH.

Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội

v MỨC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI KHI BÁO TĂNG

Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của một nhân viên khi báo tăng cũng tương tự như một nhân viên đã đóng lâu năm. Cụ thể tỷ lệ đóng/tiền lương như sau:

Tiền đóng BHXH = 32% * Mức lương đóng BHXH của người lao động

Đối với trường hợp báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại, thì doanh nghiệp phải đóng phạt truy thu.

v THỜI GIAN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BẢO HIỂM XÃ HỘI

Trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả.

Ø Đối với báo tăng: Doanh nghiệp sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ BHYT, nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì chỉ nhận được thẻ BHYT. Bởi lẽ, mỗi người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

Ø Đối với báo giảm: Sau khi đã hoàn tất thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp làm hồ sơ chốt sổ cho nhân viên và nộp lên cơ quan quản lý BHXH cùng với sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).

Trên đây là những tư vấn sơ bộ của OBS Việt Nam về việc thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội. Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào cần được giải đáp và hỗ trợ, hãy liện hệ đến chúng tôi - OBS Việt Nam luôn sẵn sàng tư vấn và giải quyết mọi vướng mắc của bạn một cách tận tình nhất. 

Ngoài ra bạn có thể tham khảo các bài viết hữu ích khác của chúng tôi để có thể hiểu thêm về các công việc phải làm khi làm thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội  của mình nhé!

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần 
Điều kiện để thành lập công ty cổ phần
Dịch vụ thành lập công ty cổ phần miễn phí

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công Ty TNHH Tư vấn và Phát triển OBS Việt Nam

Phòng 202, tầng 2 tòa nhà Time Office, số 26 ngõ 82 Nguyễn Phúc Lai, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, Hà Nội (ngõ 34 Hoàng Cầu đi thẳng)

Mobile: 038.8484.165 hoặc 0934.7272.93 hoặc 083.7313.283
Email: obsvietnam.group@gmail.com